Privacyverklaring gemeente Harlingen

De gemeente Harlingen werkt met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en partners. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect te herleiden zijn naar een natuurlijk persoon, zoals een naam, adres, e-mailadres of telefoonnummer. Deze gegevens worden verzameld bij het afnemen van diensten, zoals het aanvragen van een uitkering of een voorziening. 

U mag erop vertrouwen dat wij zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan. In deze privacyverklaring leest u hoe wij dit doen en welke rechten u heeft. Voor specifieke vragen over privacy kunt u ons bereiken op 0517 492 222 of via het contactformulier op onze website.  

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming 

De gemeente Harlingen heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld (hierna: FG). De FG is een onafhankelijke adviseur en toezichthouder, die controleert of de gemeente zich aan de privacyregels houdt. De FG adviseert de gemeente over privacy en ziet erop toe dat uw persoonsgegevens goed beschermd worden. Heeft u een vraag of een klacht over de manier waarop de gemeente omgaat met uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met de FG via IBenprivacy@harlingen.nl. 

Uitgangspunten bij de verwerking van uw persoonsgegevens 

De gemeente Harlingen houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG). Deze wet bevat een aantal belangrijke principes voor de verwerking van persoonsgegevens. Iedereen die werkzaam is binnen de gemeente Harlingen moet zich aan de volgende principes houden:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie

Persoonsgegevens worden door de gemeente slechts verwerkt in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Dit betekent dat we rechtmatig, behoorlijk en transparant met uw persoonsgegevens omgaan. 

• Rechtmatig: we verwerken uw persoonsgegevens alleen als we daar een geldige reden voor hebben.
• Behoorlijk: we behandelen uw persoonsgegevens met respect en zorgen ervoor dat de verwerking geen nadelige gevolgen voor u heeft. We discrimineren niet en zorgen ervoor dat u niet voor verrassingen komt te staan.
• Transparant: we zijn open en eerlijk over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. Om inzichtelijk te maken welke persoonsgegevens we op welke manier verwerken, houden we een register van verwerkingen bij. Hierin staat welke persoonsgegevens we verwerken, op basis van welke grondslag we dat doen, met welk doel we ze verwerken en hoelang we ze bewaren.

Doelbinding

De gemeente mag alleen persoonsgegevens verwerken met een gerechtvaardigd doel. Dit betekent dat we uw gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld. Als u ons gegevens geeft om een parkeervergunning aan te vragen, gebruiken we die gegevens niet om u reclame te sturen.

Minimale gegevensverwerking

De gemeente verwerkt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor het doel. Als het doel waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt kan worden bereikt met minder persoonsgegevens, kiezen we bij voorkeur voor die mogelijkheid. Zo vragen we bij het sturen van een brief alleen om uw adresgegevens en vragen we niet naar uw geboortedatum.

Juiste en actuele gegevens 

De gemeente zorgt ervoor dat alleen persoonsgegevens worden verwerkt die juist en actueel zijn. U kunt ons helpen door wijzigingen in uw gegevens aan ons door te geven.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig 

De gemeente stelt bewaartermijnen vast aan de hand van de wettelijke bepalingen en de selectielijst voor gemeenten. Deze lijst geeft handvatten om te bepalen hoe lang de gemeente verschillende soorten documenten met persoonsgegevens moet of mag bewaren. Zo worden gegevens niet langer bewaard dan nodig.  

Integriteit en vertrouwelijkheid

De gemeente neemt maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik en onrechtmatige of ongeautoriseerde verwerking. Zo gebruiken we beveiligde computersystemen en versleutelen we gegevens. Daarnaast worden onze medewerkers getraind op het gebied van privacy en gelden er autorisatieprocedures die ervoor zorgen dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot bepaalde gegevens. We handelen hierbij in overeenstemming met het informatiebeveiligingsbeleid.

Delen met derden

Om ons werk goed te doen werken we samen met verschillende partners, instellingen, aanbieders en overige overheidsinstellingen. Denk hierbij aan de Belastingdienst, het kadaster, thuiszorginstellingen of de Dienst Wegverkeer (RDW). Met deze partijen hebben we afspraken gemaakt over de bescherming van uw privacy. Die afspraken staan in de wet of in een contract dat we met deze partijen hebben afgesloten.

Ook met de leveranciers van onze applicaties hebben we afspraken gemaakt. Zo sluiten we verwerkersovereenkomsten af om ervoor te zorgen dat zij uw gegevens op dezelfde manier beschermen als wij. 

De gemeente geeft uw persoonsgegevens (in principe) niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dit geldt ook voor landen waarvan de Europese Commissie niet heeft vastgesteld dat in die landen gegevens goed zijn beschermd. Mochten wij dit in uitzonderlijke gevallen toch doen, dan zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn voor de bescherming van uw privacy.

Bewaartermijn 

De gemeente verzamelt veel informatie. De informatie is belangrijk voor de organisatie van de gemeente zelf, maar ook voor het afleggen van verantwoording over het handelen van de gemeente. Om te bepalen hoe lang we gegevens mogen bewaren, maken we gebruik van de volgende richtlijnen:

• Wettelijke bewaartermijnen: de gemeente is in een aantal gevallen verplicht om gegevens voor een bepaalde periode te bewaren. Zo staat er in de Archiefwet dat sommige documenten voor altijd bewaard moeten blijven.
• Selectielijst voor gemeenten: deze selectielijst, vastgesteld door de VNG in samenwerking met het Nationaal Archief, geeft kaders en handvatten om te bepalen hoe lang de gemeente verschillende soorten informatie moet bewaren. De selectielijst houdt rekening met wettelijke verplichtingen, het belang van de informatie voor verantwoording en bedrijfsvoering, en archief wettelijke bepalingen.
• Noodzakelijkheid: als er geen wettelijke bewaartermijn is en er geen richtlijn in de selectielijst staat, bepaalt de gemeente zelf hoelang gegevens worden bewaard. Hierbij kijken we naar hetgeen noodzakelijk is voor onze dienstverlening. 

Uw rechten 

Als de gemeente uw persoonsgegevens gebruikt, heeft u een aantal rechten. Het gaat om de volgende privacy rechten:

• Het recht op informatie: u mag ons vragen of we uw persoonsgegevens verwerken.
• Het recht op inzage: u mag inzage vragen in de persoonsgegevens die wij van u vastgelegd hebben. Zo kunt u controleren of die gegevens kloppen en goed in het systeem staan. Ook kunt u controleren of wij uw gegevens op de juiste manier gebruiken.
• Het recht op rectificatie: als uw persoonsgegevens niet kloppen, kunt u ons vragen om deze te wijzigen.
• Het recht op wissen van gegevens: u mag ons vragen om uw gegevens te wissen. Dit kan bijvoorbeeld als u toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken en deze toestemming intrekt. Maar ook als wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben. Dit recht is echter niet absoluut. De gemeente hoeft uw gegevens bijvoorbeeld niet te wissen als er een wettelijke plicht is om de gegevens te bewaren, zoals de bewaarplicht op grond van de Archiefwet.
• Het recht op beperking van de verwerking: u mag ons vragen om tijdelijk te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens. Dit kan als u ons heeft gevraagd de gegevens te wijzigen en wij het verzoek nog moeten beoordelen.
• Het recht om gegevens over te dragen: u mag ons vragen om uw gegevens digitaal aan u over te dragen, zodat u deze kunt meenemen naar een andere organisatie.
• Het recht op bezwaar: u mag, vanwege uw specifieke situatie, bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw bezwaar staakt de gemeente de verwerking onmiddellijk, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. 

Hoe kunt u gebruik maken van uw rechten?

U kunt gebruik maken van uw rechten door een verzoek in te dienen bij de gemeente. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als digitaal worden ingediend:

• Schriftelijk verzoek: download het formulier rechten van betrokkenen op onze website of haal een formulier op bij de balie van het gemeentehuis. Als u jonger bent dan 16 jaar of onder curatele staat, dan kan alleen uw wettelijk vertegenwoordiger namens u een beroep doen op uw privacyrechten. Dit geldt ook als voor u een bewind of mentorschap is ingesteld. Het moet dan wel gaan over een aangelegenheid waarvoor u onbekwaam dan wel onbevoegd wordt geacht.
• Digitaal verzoek: dien uw verzoek in via onderstaande knop.

Rechten van betrokkenen

Wat gebeurt er na uw verzoek? 

De gemeente zal uw verzoek binnen een maand behandelen. Heeft u een ingewikkeld verzoek? Dan hebben we mogelijk meer tijd nodig om aan uw verzoek te voldoen. We zullen u hierover informeren.

Bezwaar & klachten 

Als u het niet eens bent met de afhandeling van uw verzoek, dan kunt u bezwaar maken bij de gemeente. U kunt ook op grond van de AVG een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Voor meer informatie over het indienen van een klacht kunt u de website van de AP raadplegen. 

Informatiebeveiliging 

De gemeente neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus. We hebben verschillende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. We hanteren hierbij de meest recente versie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO bevat regels over een goede beveiliging van informatie. Van onze partners en leveranciers eisen wij hetzelfde niveau van beveiliging.

De gemeente heeft een Strategisch gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid opgesteld en de nodige beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Website en cookies

De gemeente Harlingen gebruikt technische, analytische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

Wijzigen privacyverklaring 

Het kan soms nodig zijn om deze privacyverklaring aan te passen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening verandert of als er nieuwe wetgeving komt. De meest recente versie van de privacyverklaring vindt u altijd op onze website. Wij raden u aan om deze pagina af en toe te bekijken, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen. 

Privacyverklaring januari 2025